De AVG voor fiscale software

Per 25 mei 2018 treedt de AVG in werking. Dit is de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het doel van deze nieuwe wetgeving is betere bescherming van persoonsgegevens, met meer aandacht voor digitale data, en gelijke wetgeving in heel Europa. De huidige privacywetgeving komt daarmee te vervallen. Hoe gaan de aanbieders van de fiscale software om met de AVG?

Iedereen die persoonsgegevens verwerkt krijgt te maken met de AVG. Als er gebruik gemaakt wordt van online software moeten er afspraken gemaakt worden met deze partijen over hoe er om wordt gegaan met die persoons gegevens. Deze afspraken worden de verwerkersovereenkomst genoemd.

Verwerkersovereenkomst Nextens

Nextens biedt voor alle gebruikers een verwerkersovereenkomst aan via een speciale pagina. Men downloadt een vooraf ondertekend document van 18 april 2018. Door dit formulier te downloaden is de verwerkersovereenkomst gesloten, mits men deze thuis ondertekent. Deze verwerkersovereenkomst is voor iedereen hetzelfde, maar wordt niet automatisch gesloten. Dit is overigens de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkersovereenkomst Fiscaal-online.nl

Fiscaal-online.nl heeft de verwerkersovereenkomst al in 2017 opgenomen in de algemene voorwaarden. Hierdoor voldoet iedere gebruiker automatisch aan de voorwaarden van de AVG. Een speciale AVG-pagina geeft verdere uitleg over de verwerkersovereenkomst en de aanpassingen voor de AVG. Ook hier is de verwerkersovereenkomst voor iedere gebruiker gelijk. Het voordeel is dat men niet zelf achter een overeenkomst aan moet, want deze is voor alle gebruikers van toepassing bij het akkoord gaan met de algemene voorwaarden.

Verwerkersovereenkomst KBP Kluwer

KBP Kluwer heeft de overeenkomst goed verstopt. Deze is niet via de website beschikbaar of opgenomen in de algemene voorwaarden. Gebruikers van KBP Kluwer hebben een verwerkersovereenkomst per e-mail ontvangen. Mail niet ontvangen? De Helpdesk en chat helpen je ook niet meteen verder. Uiteindelijk zul je zelf contact op moeten nemen met privacy-nl@wolterskluwer.com om alsnog een overeenkomst te krijgen.

Verwerkersovereenkomst AFAS

Bij AFAS geeft men openheid van zaken. Ook hier is de overeenkomst vrij opvraagbaar via de website. Deze is onderdeel van de totale gebruikersovereenkomst en er hoeft dus ook geen losse verwerkersovereenkomst gesloten te worden.

Verwerkersovereenkomst Unit4 Fiscaalgemak

Daar kunnen we vrij kort over zijn. Die is er (nog) niet.

Update 23-5-2018:
Over twee dagen moet iedereen voldoen aan de eisen die gesteld worden voor de AVG, maar Unit4 / Fiscaal gemak heeft nog steeds geen verwerkersovereenkomst beschikbaar.

Hoe zit het met de uitstelregeling belastingconsulenten?

Vanaf aangiftejaar 2017 (per 1 maart 2018) vervalt de terugkoppeling over de uitstelverzoeken per brief of cd-rom. Dat betekent dat er alleen nog digitaal teruggekoppeld wordt. Om deze terugkoppeling te ontvangen is een PKI certificaat nodig. Met zo’n PKI certificaat ontvangt men vanaf april (of wanneer de Belastingdienst zo ver is) het zogenoemde Service Bericht Uitstel (SBU). Hoe gaan de softwarepakketten hiermee om?

 

In 2018 is er veel veranderd rondom het ‘beconuitstel’. Veel kleine administratie- en boekhoudkantoren kiezen er voor om geen beconuitstel meer aan te vragen. Ze laten hun klanten individueel uitstel aanvragen en hebben daarmee tot september de tijd om de aangiften in te sturen. Voor wie wél nog gebruik wil maken van de beconregeling moet een softwarepakket gekozen worden dat werkt met het PKI certificaat. Dit certificaat is vanaf maart slechts twee jaar geldig en kost tussen de 400 en 500 euro.

Fiscaal-online.nl

Fiscaal-online.nl biedt als enige partij de uitstelregeling belastingconsulenten los aan. Voor 89,95 euro kan men een jaar lang uitstel aanvragen. Via een excel-import kan snel verstuurd worden en in de online software wordt het SBU opgehaald. Zo ziet men de status van de uitstelverzoeken in het eigen account. Fiscaal-online.nl werkt voor de aanvraag van PKI certificaten samen met KPN. Dit zorgt voor de meest gunstig geprijsde oplossing in deze vergelijking. Bij aanschaf van een certificaat bij KPN krijgt men namelijk de uitstelregeling over 2017 gratis. De kosten van het certificaat dalen dan in werkelijkheid van 449,- euro naar 359,05 euro. Daarvoor is er dan geen keuze in de aanbieder van het certificaat. Ieder certificaat werkt bij Fiscaal-online.nl, dus het is niet verplicht via KPN af te nemen. Voor de aanvraag heeft Fiscaal-online.nl een handleiding gemaakt.

Unit4 Fiscaal Gemak

Bij Unit4 werkt de software voor de uitstelregeling prettig. Helaas is de uitstelregeling alleen verkrijgbaar in combinatie met de aangifte VPB of IB. Hierdoor komen de kosten voor de uitstelregeling al snel op 396,- euro. Het SBU wordt keurig opgehaald en is in te zien via de online software. Unit4 Fiscaal Gemak werkt samen met Digidentity voor de aanvraag van PKI certificaten. Zij bieden eenjarige certificaten aan die via Unit4 aan te vragen zijn. De prijs met identificatie is 300,- voor het eerste jaar. Overigens zijn ook bij Unit4 alle PKI certificaten te gebruiken.

Tecknow Tax

Tecknow is weliswaar geen online softwarepakket, maar ze bieden toch een mogelijkheid voor de uitstelregeling belastingconsulenten. Deze is echter alleen als uitbreiding op IB-pakket beschikbaar. Mocht je alleen interesse hebben in de uitstelregeling betaal je daarmee 150,- euro. Daar komen de kosten voor het PKI certificaat bovenop. De software vangt daarvoor welk het SBA af, en daarmee ook het SBU. De terugkoppeling is dus te zien binnen de software van Tecknow. Tecknow heeft geen partner of aanbieding voor het certificaat. Ieder PKI certificaat is te gebruiken.

Nextens

Uitstel aanvragen bij Nextens kan via Nextens Premium (vanaf 572,30 euro). Dit is een uitbreiding op het VPN- en IB-pakket. SBU’s worden door Nextens keurig afgevangen en weergegeven in de online software. Uiteraard moet hier ook een PKI certificaat voor aangeschaf worden. Nextens werkt samen met PKIpartners. Zij helpen tegen vergoeding bij de aanvraag van een certificaat. De website is wat verouderd, want er wordt nog gesproken over driejarige certificaten. In de opbouw zal echter weinig veranderen. Er zijn vier gradaties van ondersteuning mogelijk. Van computerondersteuning van grofweg 60,- euro tot corporate dienstverlening van 900,- euro. PKIpartners helpt je bij de aanvraag en installatie van je PKI certificaat. De aanbieder van het certificaat is niet vastgesteld. Bij Nextens is ook ieder PKI certificaat te gebruiken.

Helpdesk fiscale software. Wie levert de beste support?

Bij alle softwarepakketten kan het wel eens voorkomen dat iets niet helemaal lekker werkt, of onduidelijk is. Een vakkundige helpdesk kan daarom uitermate belangrijk zijn in de keuze voor een programma. Hoe is de support van de verschillende aanbieders van fiscale software?

Van de duurdere pakketten mag je een goede service verwachten, toch? Daarom wordt gestart met de duurste aanbieder van fiscale software. Hoe is het gesteld met support en helpdesk van alle aanbieders?

Helpdesk en support AFAS

AFAS is één van de grootste en bekendste softwareleveranciers van Nederland. Ze hebben een grote schare klanten, en veel verschillende pakketten. Voor de fiscale software wordt alleen gekeken naar de helpdesk van AFAS Fiscaal. (Voor AFAS Personal is bijvoorbeeld geen telefonische support mogelijk.) Als je ergens tegenaan loopt kun je op verschillende manieren tot het juiste antwoord komen. Allereerst is er een uitgebreide knowledgebase beschikbaar waar je antwoorden kunt vinden op veelgestelde vragen. Omdat AFAS zo groot is, is het soms wel zoeken naar de juiste informatie. In deze knowledgebase staat namelijk alle informatie verzameld (dus ook van andere pakketten).

Indien het antwoord niet gevonden wordt kan er een incident aangemaakt worden. Een incident aanmaken werkt via een ticket-systeem. Het ticket wordt door de helpdesk opgepakt en men krijgt bericht wanneer er updates zijn over dat ticket. De gemiddelde doorlooptijd is van een aantal uur tot een dag. Wil je meteen iemand spreken, dan is er gelukkig ook een telefoonnummer beschikbaar. Er is één maar: Je kunt alleen gebruik maken van de support als je geregistreerd staat bij AFAS.

Helpdesk en support Wolters Kluwer

Ook Wolters Kluwer is een grote speler in de softwaremarkt. Het pakket Kluwer Belastingpraktijk biedt op verschillende manieren service aan gebruikers. Online is veel informatie te vinden en worden veelgestelde vragen beantwoord. Ze bieden een chat-functie aan op de website, maar die is net als de telefonische support niet goed bruikbaar. Wolters Kluwer helpt je namelijk niet goed als je geen klant bent. In alle instanties wordt gevraagd om een klantnummer. Geen klantnummer is geen service. Je kunt een demo-aanvraag doen. Dan wordt je binnen vijf dagen teruggebeld. Maar dan komt de aap uit de mouw. De support van Kluwer Belastingpraktijk is beperkt. Men mag maximaal 10x bellen. Na die tien telefoontjes moet een nieuw pakket afgesloten worden voor 100,- euro. Dat is tien euro per telefoongesprek. Service? Dat mag u zelf invullen.

Helpdesk en support Nextens

De support die Nextens levert is vergelijkbaar met de support van AFAS. Er is een veel informatie beschikbaar op de website in de support omgeving. Veel vragen worden hier al beantwoord. Voor uitgebreide vragen kan er contact opgenomen worden met de helpdesk via het Contactformulier. Voor dieper inzicht in het systeem kan men deelnemen aan webinars. Hierin wordt algemene uitleg gegeven over de werking en de opties. Tijdens een webinar kunnen live vragen gesteld worden. Daar zijn moderators voor beschikbaar. Het telefoonnummer van Nextens lijkt ergens verborgen te zijn, maar is te vinden wanneer geklikt wordt op “andere vragen“.

Naast support per e-mail en telefoon biedt Nextens ook aan mee te kijken via Teamviewer om problemen op uw lokale systeem op te lossen.

Helpdesk en support UNIT4 Fiscaal Gemak

UNIT4 Fiscaal Gemak biedt een overzichtelijke support. De veelgestelde vragen staan keurig op dezelfde pagina als een beknopt contactformulier. Van het telefoonnummer wordt geen geheim gemaakt. De geboden hulp is goed, maar laat soms wat lang op zich wachten. In het geval van support per e-mail wordt zelfs aangegeven dat men probeert deze binnen twee dagen te beantwoorden. Anno 2018 is dat toch echt te lang.

Helpdesk en support Tecknow Tax

Hoe is het gesteld met de fiscale pakketten die aan de onderkant van de markt opereren qua prijs? Tecknow en Fiscaal-online.nl. We starten met Tecknow: Als enige offline pakket is een juiste support bij problemen van groot belang. Waar het klant worden bij Tecknow niet erg overzichtelijk is (zie het aanmeldformulier) is de helpdesk als je eenmaal klant bent zeer goed te noemen. Hier zijn gebruikers zeer over te spreken. Dit is ook zeker van belang bij offline software. Onder Support, in het hoofdmenu, is een onderdeel dat Tax-update heet. Er wordt meteen een .exe-bestand gedownload. Menig computer slaat hier van op hol en zal dit door de virusscanner halen of niet accepteren. Hetzelfde geldt voor de .exe-download van teamviewer. De echt helpdesk vindt men daar dan ook niet. Deze is verstopt op de homepage als tabblad naast “Onze kantoren”. Ze zijn te bereiken per e-mail of per 06-nummer. Het voordeel daarvan schijnt te zijn dat er soms ook in het weekend support verleend wordt.

Helpdesk en support Fiscaal-online.nl

Fiscaal-online.nl biedt support via veelgestelde vragen, e-mail, het contactformulier en telefonisch. In eerste instantie wordt je gewezen op de veelgestelde vragen. Mocht het antwoord daar niet tussen staan kan het contactformulier ingevuld worden of telefonisch contact opgenomen worden. Tijdens kantooruren wordt de e-mail onmiddellijk beantwoord. In verschillende tests steeds binnen 20 minuten. Erg snel en efficiënt. Mocht de vraag nog dringender zijn is de telefonische bereikbaarheid ook zeer goed. In principe wordt er altijd direct opgenomen, of je wordt teruggebeld. Ook hier geen keuzemenu of wachttoon.

 

Conclusie

Op KBP Kluwer na is de support overal goed te noemen. Er kan gesteld worden dat de beste support misschien wel door de goedkopere pakketten geboden wordt. Een duur pakket betekent daarmee niet altijd de beste service.

Een gratis proefaccount aanvragen. Is dat wel zo eenvoudig?

Try before you buy. Wie koopt er nu nog ongezien software? Eerst testen, dan betalen. Vaak probeer je verschillende pakketten en vergelijk je deze op functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Hoe zit dat bij de aanbieders van fiscale software? We nemen de proef op de som en proberen verschillende software voor de belastingaangifte.

In dit onderzoek beantwoorden we de vraag: Een gratis proefaccount aanvragen. Is dat wel zo eenvoudig? Blijkbaar is dat zelfs in 2018 nog niet zo eenvoudig als gedacht. Het aanvragen van een (gratis) proefaccount om de software te proberen is niet bij alle aanbieders even vanzelfsprekend.

Proefaccount aanvragen Nextens

We starten met Nextens, één van de grotere aanbieders op het gebied van fiscale software. Nextens is onderdeel van het grote Reed Business (Elsevier) en heeft heel wat ervaring met softwarepakketten. Het aanmaken van een proefaccount gaat als volgt. Op de homepage staat “Leer Nextens beter kennen“. Je laat je achternaam, telefoonnummer en e-mailadres achter en kunt van start…toch?

Helaas. De knop “Probeer gratis” leidt tot een groter formulier waar veel extra informatie vereist is. Alle persoonlijke gegevens worden gevraagd en je moet aangeven welke producten je graag uit wilt proberen. Omslachtig, maar vooruit. De knop “Probeer gratis” wordt nogmaals aangeklikt en voilà!

WIJ HEBBEN UW AANVRAAG ONTVANGEN
Binnen 2 werkdagen nemen wij contact met u op om uw aanvraag voor een proefabonnement in orde te maken.

Binnen 2 werkdagen wordt er contact opgenomen, en de volgende werkdag komt er bericht. Géén e-mail met een inlogcode voor een proefomgeving. Nee, een accountmanager neemt telefonisch contact op voor een fysieke afspraak waarin hij/zij graag het complete Nextens systeem laat zien en komt uitleggen. Uiteraard tijdens kantooruren.

Proefaccount aanvragen Fiscaal-online.nl

Hoe is het geregeld bij Fiscaal-online.nl? Fiscaal-online.nl is de nieuwe naam van Elektronische Aangifte en heeft sinds 2017 een compleet vernieuwde website. Wordt het aanvragen van een proefaccount daar ook eenvoudiger van? Het antwoord is een volmondig “Ja”.

Het aanvragen van een proefaccount bij Fiscaal-online.nl blijkt zeer eenvoudig. Op iedere pagina staat bovenin de header een knop “Uitproberen“. Als je daar op klikt vragen ze een aantal gegevens. Je vult je naam en e-mailadres in en kiest een gebruikersnaam met wachtwoord. Na de ervaringen met Nextens kwam meteen de vraag in ons op: “Zou dit het zijn?”.

Een klik op “Start proefaccount” moet het uitwijzen. We worden meteen doorgestuurd naar de inlogomgeving en kunnen door het invoeren van het aangemaakte wachtwoord meteen van start! Geen accountmanager, geen grote formulieren. We kunnen meteen alle software meteen proberen.

Proefaccount aanvragen Unit4 Fiscaal Gemak

Unit4 heeft een aantal jaar geleden Fiscaal Gemak overgenomen en opereert sindsdien onder de naam Unit4 Fiscaal Gemak. Unit4 is één van de grootste softwareleveranciers van Nederland, maar hoe gaat het aanvragen van een proefaccount in z’n werk?

Bovenin iedere pagina staat een grote knop met “Probeer gratis!”. Deze knop leidt je naar een pagina waarom je een proefaccount kunt aanmaken. De duidelijke knop opent een formulier. Alle bedrijfsgegevens worden hier gevraagd en je kunt meteen een wachtwoord voor je account aanmaken. De gegevens zijn uiteraard bekend, maar het aanmaken van een wachtwoord lijkt een bijna onmogelijk opgave.

minimaal 12 karakters, minimaal 1 kleine letter, minimaal 1 hoofdletter, minimaal 1 cijfer, minimaal 1 speciaal teken en geen spaties

Wachtwoord gevonden? Dan klik je op “Account aanmaken” en… Meteen ingelogd! Alle onderdelen van Unit4 Fiscaal Gemak zijn direct uit te proberen.

Proefaccount aanvragen KBP Kluwer

Op de homepage van KBP Kluwer, onderdeel van het grote Wolters Kluwer, staat direct een grote knop “Gratis demo aanvragen“. Het invullen van de gegevens spreekt voor zich, maar het telefoonnummer blijkt verplicht. Alles is netjes ingevuld en we klikken op “Gratis demo aanvragen”

Hartelijk dank voor uw gratis KBP-demo aanvraag!

U ontvangt binnen enkele minuten automatisch een bevestigingsmail in uw mailbox. In deze email wordt uitgelegd hoe u toegang krijgt tot de demo-omgeving van KBP Online.

Vervolgens krijg je meteen een e-mail met meer informatie. Daarin staat het volgende: “Binnen één werkdag nemen wij telefonisch contact met u op, om af te stemmen wanneer u de gratis demo van 1 week wilt starten.” De demo is dus beperkt en kan niet direct bekeken worden. Jammer.

In eerste instantie is een fictief telefoonnummer opgegeven. Daarom krijgen we geen demo-licentie. Als reden wordt opgegeven dat er slechts een beperkt aantal licenties beschikbaar is en dat daarvoor per se telefonisch afgestemd moet worden. Hoe een bedrijf als Wolters Kluwer slechts een beperkt aantal licenties kan hebben is ons onbekend. Het aanvragen van een demo is minstens ‘omslachtig’ te noemen.

Proefaccount aanvragen Tecknow Tax

Tecknow Tax heeft helaas geen online software en een demo geven is daarom lastig. Op de website staat dat je je wel in kunt schrijven voor een demonstratie. Met, let op, slechts 1 persoon per kantoor.

Indien u belangstelling voor één van deze demonstraties heeft, verzoeken wij u zich zo spoedig mogelijk aan te melden. Stuur een email naar info@tecknow.tax met als onderwerp “Aanmelding demonstratie”. Vermeld daarbij A.U.B. uw kantoorgegevens en uw telefoonnummer.
Gezien de overweldigende belangstelling van vorig jaar, raden wij u aan hiermee niet te wachten!
Overigens kunnen wij helaas, i.v.m. een beperkte ruimte, niet meer dan 1 persoon per kantoor ontvangen.

Proefaccount aanvragen AFAS

AFAS. Misschien wel een van de bekendste softwareleveranciers in Nederland. Hoe is het gesteld met het aanvragen van een demo? Alles is online, maar lijkt geheimzinnig. Prijzen worden op de website niet bekend gemaakt. Het aanvragen van een demo beloofd dat iemand ‘snel contact met je opneemt’. Tijdens het wachten hebben ze een Playlist gemaakt met Wachtliedjes… Dit doet vermoeden dat het contact zeer snel zal zijn. De playlist is inmiddels ruimschoots voorbij en we hebben nog niets vernomen.